Gestión de la Incertidumbre

 

¿Como las empresas pueden adoptar metodologías ágiles para enfrentar la incertidumbre?

La economía tal y como la estamos viviendo hoy en día es un laboratorio en la vida real, especialmente, con una alta incertidumbre como factor de los procesos de cambio organizacional. Las empresas con mentalidad emergente y transformadora, que son aquellas que consideran a la organización como un sistema vivo, presentan las siguientes características:

1. Tienen una visión global del negocio, como un sistema integral, donde las decisiones y acciones impactan en toda la estructura y la relaciones se consideran en su conjunto, en vez de separadas.
2. El poder no está en una cúpula de pocas personas, sino, por el contrario, está en las personas a lo largo de la cadena de valor, estas tienen el poder de mover, activar y desarrollar o no a la empresa.
3. La incertidumbre ahora es un factor importante para la toma de decisiones; ahora existe certeza sobre muy pocas cosas, todo cambia muy rápido y a veces, de manera radical, por lo que las decisiones se toman en base a probabilidades cada vez más.
4. Los procesos no son eventos discretos o que ocurren eventualmente, por el contrario, ahora son procesos continuos sobre los que hay que mejorar permanentemente.
5. No necesitan del caos o problemas para establecer un orden, si no que, se mantienen organizadas de manera de evitar el caos y los problemas de manera preventiva.
6. Los equipos de trabajo y las estructuras organizativas son suficientemente ágiles para dar respuesta a los cambios, problemas, restricciones, de manera que la respuesta es desde adentro hacia afuera, y no considerar como problemas a los clientes, sus exigencias, la tecnología, las leyes y regulaciones, los procesos, etc.

En un interesante artículo de la publicación Strategy de Abril 2021, se expone un caso práctico de la empresa Clarins Group, un gigante del sector cosméticos francés fundada el 1954, en el que la Dirección enfrentaba el reto de acelerar el esfuerzo para la modernización del negocio. Sin tiempo para una larga y costosa reorganización, decidieron formar tres clases de equipos virtuales y con experiencia multifuncional que denominaron escuadrones. Estos equipos trabajarían en paralelo con el apoyo de la organización central para probar la capacidad  de la empresa para responder rápidamente a los cambios del mercado sin antecedentes en tiempos de pandemia.

Para propulsar la eficiencia, el primer escuadrón tenía como responsabilidad, tomar decisiones instantáneas aplicables globalmente, haciendo un corto circuito  con la burocracia interna y las prerrogativas de los gerentes.En ambiente de trabajo en modo remoto, pronto descubrieron que tenían que aplicar una manera más decisiva, más corta y continua de trabajar en este ambiente digital. Se enfocaron en reuniones más cortas para diseminar información, definir problemas, discutir, tomar decisiones y comunicar inmediatamente a la organización para dar a los empleados un sentido de dirección y estabilidad. El segundo escuadrón se focalizó en responder la pregunta de ¿Que vienen ahora? En primer lugar eran responsables de determinar cuando y como se retomarian los procesos productivos, luego del cese de las operaciones, en segundo lugar, tendría la responsabilidad de actualizar los equipos en otros países que se encontraban en etapas diferentes con relación a la pandemia. El tercer escuadrón se focalizó en  responder la pregunta ¿Que tal si? que consistia en movilizar todos los inventarios de las plantas paralizadas a otros almacenes en solo tres días, además de, utilizar una app que permitia al personal de ventas y asesores  seguir dando servicio a sus clientes vía teléfonos móviles.

Para hacer el relato corto, el resultado ha sido que Clarins ha fortalecido sus relaciones directas con sus clientes , proteger gran parte de sus activos mediante la movilización del poder colectivo de su gente a todos los niveles de la organización.

Por otra parte, esto me lleva a la conclusión que una característica del nuevo liderazgo es la Gestión de la Incertidumbre, esto es, saber que puedes controlar y que no, alinear a la empresa y sus empleados con un propósito común, compartido, con una clara visión de donde quieres llevar a la empresa y empoderar a tus colaboradores para llegar hasta donde quieres ir.

Caso de Strategy + Business Abril 2021.